Realizando uma auditoria de perdas no varejo

por | abr 13, 2022 | Prevenção de Perdas | 0 Comentários

A auditoria de perdas no varejo visa minimizar o desperdício, vandalismo, roubo, assim como os riscos. Adotar uma abordagem de prevenção versus reação, reduz interrupções dispendiosas e protege a sua marca, além de ajudar a melhorar o relacionamento entre a matriz e a loja.

A auditoria também é um meio de medir a conformidade, seja uma revisão dos procedimentos de prevenção de perdas, controle de estoque, protocolos de segurança, bem como, os seus padrões operacionais.

Neste artigo, apresentaremos que você precisa saber sobre a realização de uma auditoria de perdas no varejo, bem como, usar os dados coletados minimizar esses problemas no futuro e ainda melhorar a operação.

Foco no conhecimento certo

Medição, agrupamento e comparação devem ser os pontos de partida da auditoria de perdas para qualquer varejista que queira melhorar sua própria estratégia de prevenção e isso deve se estender por todas as várias causas e contribuintes.

Isso inclui aqueles que levam a uma perda parcial de valor, como danos ao estoque, qualidade que não atende às expectativas do cliente ou previsão imprecisa resultando em remarcações, e também aqueles que levam à eliminação de todo o valor do estoque.

O roubo ou furto de produtos costuma ser os mais importante aqui, mas o desperdício também é um dos principais contribuintes de perdas, em particular em produtos frescos de curta duração e padaria.

É de extrema importância medir todos esses tipos de perdas através da auditoria para identificar os tipos mais vulneráveis ​​de produtos.

Uma avaliação geral do estoque deve ser realizada pelo menos duas vezes por ano, embora, é claro, também exija integração nos processos diários.

Uma vez coletados, esses dados obtém-se uma visão clara e precisa dos níveis aceitáveis ​​de perdas e também para entender onde as estratégias de prevenção podem ser aplicadas de maneira mais eficaz.

Calcular as taxas de perdas como porcentagem do faturamento é uma das maneiras mais comuns de fazer isso, permitindo que os varejistas facilitem a comparação sem compartilhar números comercialmente sensíveis.  

Dessa forma, com uma visão mais clara de seus níveis perdas e de onde isso se encaixa no seu contexto, você terá uma imagem de onde seus esforços de redução de perdas são mais necessários.

Adote uma abordagem sistêmica

Seja qual for motivo da perda em que você decida se concentrar, é importante adotar uma visão sistêmica sobre a causa.

Por exemplo, se uma caixa de cerveja foi deixada cair por alguém ao reabastecer as prateleiras, à primeira vista, pode parecer que simplesmente treinar o indivíduo é tudo o que é necessário para evitar perdas futuras.

Porém, com um olhar sistêmico sobre o incidente. pode revelar não só um treinamento inadequado sobre como realizar a tarefa, mas também a falta de planejamento, levando a realização da tarefa com pressa ou a necessidade de reabastecimento em períodos de pico.

Ao analisar a perda dessa maneira sistêmica, você fará um trabalho melhor na prevenção de incidentes futuros, bem como, realizar a aplicação universalmente a todos os tipos de perdas.

Nesse sentido, veja exemplo de um produto roubado. As causas sistêmicas incluem, desde o posicionamento de produto vulnerável próximo à entrada da loja, até a falta de segurança e vigilância da loja, pessoal ou treinamento inadequados.

Com a auditoria você terá insights metódicos sobre todos os produtos, processos, pessoas, locais e tempos que cercam e acompanham essas perdas.

Nesse sentido, previsões precisas de perda potencial, informadas por esses dados, garantem que você não terá surpresas em suas lojas no futuro.

Relação entre a prevenção de perdas e a auditoria de perdas no varejo

Qualquer programa de prevenção de perdas deve ser continuamente auditado para garantir que seja relevante para a situação atual e atinja efetivamente seus objetivos.

O processo de auditoria deve ter uma estrutura bem concebida para coletar os dados específicos necessários para fornecer a imagem mais precisa. Esse processo também ajudará a avaliar os esforços que controlam as perdas no varejo.

O objetivo de realizar auditorias de perdas é medir o impacto e a eficácia do programa de prevenção de perdas. Todos os indicadores estudados devem ser orientados para as metas e objetivos da prevenção de perdas e relacionados às suas estratégias. É neste ponto que avaliam-se os procedimentos e sistemas para ajustes finos.

Aumentando o desempenho como um todo

Uma auditoria de perdas no varejo deve fazer mais do que avaliar problemas, mas também o desempenho. Um programa bem administrado também deve servir como uma ferramenta que melhora o desenvolvimento.

A conformidade é resultado de informações efetivamente aprendidas para que possam ser aplicadas e de comportamentos efetivamente inspirados para que sejam modificados, bem como, mantidos.

Garantir que as políticas da empresa sejam seguidas corretamente deve ser uma ênfase do processo de auditoria.

A análise dos resultados de uma auditoria de perdas pode fornecer uma infinidade de insights sobre as operações gerais de uma loja.

A conformidade e a não conformidade faz mais do que fornecer informações específicas sobre como uma estratégia específica está sendo executada.

O processo de auditoria também fornecerá insights sobre o quadro geral, como por exemplo:

  • A liderança na loja e a forma como supervisionam as suas equipes;
  • Habilidades organizacionais e gerenciamento da loja;
  • A capacidade da gestão de planejar, priorizar e multitarefa;
  • O caráter da gestão de loja e como eles percebem a importância de certos aspectos de seu trabalho;
  • O senso de propriedade que o gerenciamento da loja carrega para fazer e manter sua loja bem-sucedida.

Há muitas maneiras de inserir e acompanhar os resultados das auditorias. Algumas empresas usam auditorias em papel e rastreiam manualmente os resultados, de forma lenta.

Por outro lado, usar programas de software e dispositivos portáteis permite visualizar, classificar e rastrear resultados instantaneamente. A capacidade de visualizar rapidamente os resultados das auditorias deve ser uma consideração importante.

Seja como for, certifique-se de que os resultados monitorados incluam as pontuações totais da auditoria, bem como, as respostas a cada pergunta individual.

Comunicação dos resultados da auditoria de perdas no varejo

É importante relatar a auditoria à loja em tempo hábil, assim que o processo for concluído. Isso permite a tomada de medidas imediatas para corrigir problemas identificados.

As pontuações da auditoria são importantes, mas as descobertas comuns também são. Por exemplo, saber que algumas lojas falharam nas perguntas da auditoria, permitirá que você determine por que elas estão falhando e identificar o que precisa ser feito para colocá-las novamente em conformidade.

As auditorias são fundamentais para garantir a conformidade operacional, aumentar a conscientização, assim como, fornecer oportunidades valiosas de aprendizado e treinamento.

Vantagens de adotar um software de auditoria de varejo

A princípio, as empresas têm usado caneta e papel para auditoria, o que apresenta vários desafios evitáveis, como:

  • A necessidade de transcrever os achados em formato digital após o fato;
  • O risco de perder ou danificar o papel;
  • Maior risco de erros humanos;
  • A transmissão atrasada de dados do campo para os tomadores de decisão. 

Enfim, essas falhas na metodologia de auditoria tornam difícil lidar com problemas de conformidade em tempo real. Para combater esse problema, as empresas precisam fazer uso da tecnologia.

Dessa forma, a escolha do software certo para sua empresa dependerá de suas demandas específicas, mas qualquer solução deve estar equipada com as seguintes funcionalidades:

  • Capacidade de coletar dados facilmente por meio de formulários digitais – Você poderá personalizar suas perguntas de pesquisa para acomodar famílias de produtos específicos. Além disso, você desejará a personalização dos tipos de resposta permitidos, com algumas perguntas marcadas como “obrigatórias” para que não seja possível enviar a auditoria sem preencher uma resposta para essas perguntas.
  • Sincronização de dados para gerentes de marca em tempo real – A principal razão para usar uma solução tecnológica em oposição ao papel é para que os gestores possam receber os dados das auditorias imediatamente. Quanto mais rápido os dados estiverem disponíveis para análise, mais rápidas as ações poderão ser implementadas. Para automatizar ainda mais seu processo, opte por uma solução que transforme prontamente os dados em gráficos e tabelas para facilitar a visualização.
  • Capacidades de captura de imagem – As fotos ilustram o que as palavras sozinhas não podem expressar. Eles são especialmente úteis para revelar detalhes sobre as embalagens, aparência das prateleiras, organização da loja e displays promocionais. As imagens também são ótimas para representar cenários de “antes e depois”, assim como, reportar os cenários de perdas.

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