A auditoria de data de validade requer planejamento, documentação e controles de sistema para proteger contra desperdícios e perdas financeiras causadas pelo vencimento de qualquer produto perecível.
Em setores como o farmacêutico e o alimentício, por exemplo, a auditoria de data de validade eficaz de produtos perecíveis garante que os produtos cheguem ao usuário final em ótimas condições e dentro do período de consumo.
A definição de data de validade
Data de validade é o período de tempo durante o qual um alimento mantém suas características aceitáveis ou desejáveis sob condições especificas de armazenamento e manuseio.
Essas características podem estar relacionadas à segurança ou qualidade do produto e podem ser de natureza microbiológica, química ou física.
As principais estratégias para realizar a auditoria de forma eficaz
Em primeiro lugar, estabeleça uma política de controle de estoque e compartilhe com todos os funcionários que trabalham com a armazenagem de perecíveis.
Descreva todos os procedimentos, verificações, aprovações e formulários necessários para identificar, marcar e acompanhar os produtos que tenham um ciclo de vida curto.
Detalhe os procedimentos de supervisão e controle para garantir que o rastreamento adequado seja concluído conforme descrito.
Considere as condições de armazenamento
Alguns produtos perecíveis requerem proteção contra calor, luz ou dependem de refrigeração. Por isso, trabalhe junto ao fornecedor para estabelecer as condições ideais de armazenamento para o estoque com prazo de validade.
Não se esqueça de incluir verificações das condições de armazenamento nas auditorias de data de validade.
Identifique o produto no recebimento
As guias de remessa (conhecimento de carga) podem fornecer datas de validade e números de lote, bem como, números de produto. Adicione essas informações em planilhas ou no seu software de controle de estoque.
Use marcadores ou adesivos coloridos para identificar visualmente as datas e horários de chegada. Você pode alterar as cores semanalmente ou mensalmente, dependendo de suas necessidades e condições.
Inclua as informações de lote nas planilhas de contagem de estoque e conte os produtos com diferentes números de lote como itens separados. Por exemplo, o produto XXXX pode ter 1.000 unidades em estoque, mas 250 são do lote 15 e o restante é do lote 43. Use XXXX-15 e XXXX-30 como dois itens separados nas planilhas para identificar o estoque mais antigo.
Inspecione visualmente o produto e o local
Isso é óbvio no caso de produtos frescos, porém, danos na embalagem de outros tipos de perecíveis permitem que você devolva os produtos aos fornecedores.
Além disso, realize a inspeção visual também no ambiente, com atenção ao maquinário, limpeza, presença de insetos, entre outros.
Métodos de controlar o estoque de perecíveis
Existem vários métodos de controle de estoque, mas os mais eficazes para produtos perecíveis são: FIFO “first in first out” (primeiro a entrar, primeiro a sair) e FEFO “first expired first out” (primeiro a vencer, primeiro a sair).
O método FIFO significa que você pretende vender os produtos que chegam primeiro. É uma técnica simples que se concentra na rotação de estoque. Os produtos mais antigos são colocados na parte da frente da prateleira, os produtos mais novos na parte de trás.
FEFO é uma abordagem que usa datas de expiração em seu estoque. Isso permite que você garanta que a data de validade de um produto não expire antes de chegar ao cliente.
Você pode escolher o método que melhor se encaixa ao seu negócio, ou ainda, utilizar cada um deles para diferentes tipos de perecíveis.
>> Saiba mais sobre os Cuidados na gestão de estoque de produtos perecíveis
Evite perdas e custos realizando uma auditoria de data de validade eficiente
A falta de informações precisas sobre seu estoque pode culminar em uma grande quantidade de perecíveis estragados que não podem ser vendidos.
O custo dessas perdas pode aumentar rapidamente quando você precisa descartar uma remessa inteira ou uma grande porcentagem de seu estoque, porque não estava auditando as datas de vencimento quando os itens entraram no depósito.
Talvez seja necessário fazer uma venda massiva do produto, por um preço bem menor e isso pode dizimar seu lucro, uma vez que as suas margens podem ser muito pequenas.
Se você precisar substituir uma grande parte do estoque, esse custo pode aumentar ainda mais e pode ser suficiente para realmente prejudicar o seu negócio, especialmente se isso acontecer mais de uma vez. É por isso que realizar contagens manuais de estoque não é tão eficiente quando se trata de armazenar perecíveis.
Ferramentas automatizadas de gerenciamento de armazém permitem auditar as datas e fornecem insights que irão alertá-lo quando os itens de estoque estiverem próximos das datas de vencimento, para que você não termine com muitas perdas e gastos.
Custos com ações judiciais no mercado alimentício
Se você não realiza uma auditoria de data de validade eficaz e alimentos vencidos são vendidos aos seus clientes, você pode enfrentar processos judiciais e ter custos extras para tentar proteger o seu negócio.
Ações judiciais de clientes que adoecem por comer comida estragada podem encerrar seu negócio, seja por causa das despesas com o processo ou por causa dos danos à reputação de sua empresa.
Pensando nisso, invista em um sistema de gerenciamento de estoque automatizado pode evitar dores de cabeça e custos judiciais.
Utilize o software certo para a auditoria de data de validade
Sempre que você estiver trabalhando com itens que possuam uma data de validade rígida, é essencial não apenas ter uma contagem precisa dos itens, com atualização em tempo real, mas também ter informações precisas que rastreiem a data em que o item entrou no depósito.
Se você não estiver acompanhando essas métricas, associadas ao armazenamento de produtos perecíveis, você pode acabar tendo que lidar com perdas e custos extras.
Contudo, todas as estratégias de auditoria de data de validade podem ser facilmente implementadas em sua empresa, usando um software de gerenciamento de estoque.
Sabia que a PDA tem, em seu portfólio de soluções, uma plataforma que automatiza os seus processos, controlando seu estoque de perecíveis, com rastreamento de data de validade, alertas de estoque baixo, assim como, pedidos de compra rápidos com todas as informações do seu fornecedor, tudo em um só lugar!
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